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Du willst dich engagieren und ein Projekt leiten ? Du hast schon eine grobe Idee, weisst aber nicht, wo du anfangen sollst ? Keine Sorge, Codap führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess !

Im Wissenschaftsjargon spricht man im Bereich des Projektmanagements vom Projektzyklus, also den verschiedenen Entwicklungs- und Lebensphasen eines Projekts. Der erste Schritt ist die Identifikation oder Einordnung. Das macht Sinn, denn bevor man ein Projekt entwickeln kann, muss man den Hintergrund, die Geschichte und die « Akteure », also die beteiligten Personen oder Organismen kennen.

Stell dir vor, du organisierst ein Essen, um einen Ort zu schaffen, der den Austausch über ein aktuelles oder gesellschaftliches Thema ermöglicht. Du planst alles, legst ein Datum und einen Ort fest, verschickst die Einladungen, bereitest das Essen vor und am Tag X kommt es zur Katastrophe : Niemand erscheint, weil am Tag zuvor eine ähnliche Veranstaltung von einem Verein mit denselben Zielen wie du organisiert wurde. Leider kanntest du den Verein nicht. Noch schlimmer ist, dass niemand zu deinem Picknick erscheint, weil du nicht wusstest, dass sich die Personen, die du eingeladen hast, bereits einmal im Monat in einem Restaurant zum Mittagessen treffen.

Bevor du dein Projekt startest, brauchst du deshalb alle diese Informationen, um solche Probleme zu vermeiden.

Diese Fragen solltest du dir stellen :
– Wurde das von mir angesprochene Thema schon behandelt und wenn ja, wie ?
– Wird mein Thema in den Medien thematisiert und wenn ja, wie ?
– Welche Personen will ich ansprechen ? Welche Gewohnheiten haben sie ?
– Welche anderen Akteure, Personen oder Organisationen sind an dem Thema, das ich behandle, beteiligt ? Welche Aktionen führen sie durch ? In welcher Beziehung stehen sie zueinander ? Wirken sie positiv oder negativ auf das Thema aus, das ich anspreche ?

Wie du vielleicht schon erraten hast, bedeutet das Identifizieren von Hintergründen vor allem, dass du Informationen sammelst ! Es gibt verschiedene Hilfsmittel, um deine Ideen zu ordnen. Du kannst die verschiedenen Akteure, die du identifiziert hast, auf ein Blatt Papier schreiebn und die Verbindungen zwischen ihnen mit Pfeilen zeichnen. Du kannst sie auch in einer Tabelle nach ihrem positiven und negativen Einfluss und ihrer starken oder schwachen Wirkung auf dein Thema ordnen.

Von der groben Idee, die du im Kopf hattest, hast du nun einen Hintergrund. Herzlichen Glückwunsch ! Du hast den ersten Schritt des Projektzyklus hinter dich gebracht. Weiter geht’s : Nun musst sicherstellen, dass dein Projekt den Nagel auf den Kopf trifft, damit es die grösstmögliche Wirkung hat ! Um etwas zu bewirken, muss es kein Grossprojekt sein. Kleine, gut durchdachte und zielgerichtete Aktionen können viel erreichen. Dafür musst du deine Problematik aber gut kennen !

Die erste Frage, die du dir stellen solltest, ist : Welches Problem oder welche Probleme möchte ich mit meinem Projekt lösen ?

Nehmen wir noch einmal unser Beispiel mit dem Essen. In deinem Wohnhaus herrschen ständig Spannungen. Die Nachbarn schimpfen übereinander und der Umgangston ist unhöflich. Die Gemeinschaftsräume sind schmutzig, es liegen Abfall und alte Möbel herum. Das ist deine Ausgangslage. Jetzt musst herausfinden, welches Problem dahintersteckt, um eine Lösung zu finden.

Dazu schlagen wir dir zwei Techniken vor :
Die erste Technik ist die des Problem- und Lösungsbaums. Nimm ein grosses weisses Blatt Papier und schreibe in die Mitte die Ausgangslage, z. B. Unfreundlichkeit im Wohnhaus. Dann hast du den Stamm deines Baums. Oben suchst du nach den Folgen, z. B. schlechte Stimmung unter den Nachbarn, Unwohlsein im Gebäude, wiederkehrende Umzüge, Unfälle usw. Je höher du im Baum kletterst, desto genauer werden die Folgen. Unten suchst du nach den Wurzeln des Problems, also den Ursachen, z. B. die Nachbarn kennen sich nicht oder es fehlen Regeln.

Jetzt kannst du jedes notierte Element wiederaufnehmen und eine Lösung dazu schreiben. Am Ende der Übung kannst du sowohl deine Wünsche als auch deinen Lösungsbaum und deine Hintergrundanalyse miteinander vergleichen, um das beste Projekt zu finden !
Die zweite Technik ist die 3-Warum-Regel. Das Prinzip ist gleich wie beim Problembaum : Es geht darum, nach der Wurzel des Problems zu suchen. So musst du von deiner Ausgangslage ausgehen und dreimal die Frage nach dem Warum stellen.

1. In meinem Gebäude herrscht ein unfreundlicher Umgangston. Warum ?
2. Die Menschen sind sich nicht bewusst, dass sie Gemeinschaftsbereiche mit anderen teilen. Warum ?
3. Die Nachbarinnen und Nachbarn kennen sich nicht und tauschen sich nicht aus. Warum ?
Du hast es dir sicher schon gedacht : Nachdem du die dritte Frage gestellt hast, hast du die Formulierung deines Problems : Die Nachbarn und Nachbarinnen kennen sich nicht und tauschen sich nicht miteinander aus. Nun kannst versuchen, eine Lösung zu finden : die Schaffung eines Raums, der zum Austausch anregt, z. B. indem du ein gemeinsames Essen in deinem Wohnhaus organisierst.

Du kommst gut voran ! Du hast eine Projektidee, kennst das Problem und die Hintergründe. Aber welche Aktivitäten wirst du genau durchführen und was sind deine Ziele ? In dieser dritten Phase musst du dein Projekt genauer definieren !

Dazu kannst du deine Überlegungen zu den Hintergründen und zur Problemstellung heranziehen, um die Umrisse deines Projekts festzulegen sowie die Ziele und die Aktivitäten, die du durchführen willst, zu spezifizieren. Stell dir vor, du hast festgestellt, dass deine Nachbarinnen und Nachbarn aus sehr unterschiedlichen Herkunftsländern kommen und dass rassistische Äusserungen gemacht werden. Wenn der Zweck deines Projekts darin besteht, das Leben in deinem Haus zu verbessern, und dein Hauptziel ist, dass sich die Nachbarn untereinander besser kennenlernen, könnte ein Unterziel darin bestehen, Vorurteile aufgrund der Herkunft abzubauen. Dann entscheidest du, welche Aktivitäten du während deines Essens durchführen willst, um dein Ziel zu erreichen. Du kannst vorschlagen, dass jeder ein typisches Gericht mitbringt, oder dir ein Spiel ausdenken, um das Eis und die Vorurteile zu brechen.

Um diese Übung durchzuführen, hast du zwei Möglichkeiten. Du kannst zuerst die Vision deines Projekts erstellen. Du kannst zeichnen, wenn du künstlerisch begabt bist, oder einfach eine Skizze anfertigen. Hilf dir mit all dem Wissen, das du gesammelt hast, und zeichne dein ideales Essen. Wo findet es statt ? Welche Art von Austausch haben die Beteiligten ? Was passiert dabei ? So bekommst du nicht nur Ideen, sondern kannst sie auch auf Papier festhalten.

Später kannst du dann deine Ziele auf Papier festhalten. Du kannst damit beginnen, auf einem Blatt den Zweck und dann dein Hauptziel zu notieren. Anschliessend kannst du dir folgende Frage stellen : Welche Ziele muss ich erreichen, um mein Hauptziel zu erfüllen ? Es geht darum, Ziele zu setzen, die spezifisch für deinen Hintergrund sind. Du willst z. B. rassistische Vorurteile abbauen, aber es kann auch darum gehen, den Austausch zwischen den Generationen zu fördern oder die Mobilitätsprobleme einiger Nachbarinnen und Nachbarn zu verringern. Du bist die Expertin bzw. der Experte !

Wenn du deine spezifischen Ziele festgelegt hast, musst du dir nur noch überlegen, mit welchen Aktivitäten du sie erreichen willst. Und schon hast du einen logischen Rahmen aufgebaut. 😉.

Du hast es fast geschafft ! Du hast dein Projekt, du weißt genau, was du wo und wann machen willst, und du hast eine klare Vorstellung davon, wie du es umsetzen willst. Dennoch fehlt dir noch etwas Entscheidendes : Wie willst du dein Projekt finanzieren und wie hoch ist der Betrag ?

Wie baut man ein Budget auf ?

Selbst das kleinste Projekt braucht ein Budget. Du brauchst einen Ort, Besteck und etwas zu essen, um dein Essen zuzubereiten. Du musst also ein Budget erstellen, um eine Vorstellung von den Ausgaben und Einnahmen zu bekommen, die du für dein Projekt benötigst.
Ein Budget zu erstellen ist ganz einfach. Beginne damit, eine Liste mit allen Ausgaben zu erstellen, die du haben wirst.
Das können sein :

• Material, das du kaufen musst (z. B. Essen für das Essen),
• Mieten (z. B. die Location oder Teller und Besteck),
• Dienstleistungen, die du in Anspruch nehmen wirst (z. B. einen Caterer oder einen Grafiker für den Veranstaltungsflyer),
• Ausgaben für Kommunikation (z. B. Sponsoring in sozialen Netzwerken, Software, Poster),
• Logistik und Reisen (z. B. Zugtickets, Unterkunft, Essen),
• Verwaltungskosten (z. B. Abonnements, Kopien, Ausdrucke, Anmeldegebühren, Bank, Versicherungen),
• usw.

Dann musst du dich erkundigen, wie viel es kosten wird, und dabei hilft dir deine Vorstellung von dem Projekt. Hast du an ein kanadisches Essen gedacht oder möchtest du lieber einen Caterer beauftragen ? Reicht ein einfacher Brief, den du selbst entwirfst, oder möchtest du einen Grafiker beauftragen ? Diese Dienstleistungen haben nicht denselben Preis.

Schließlich musst du die Eingaben auflisten, d. h. die Produkte und Einnahmen des Projekts, falls es welche gibt, und diese Eingaben mit den erhaltenen oder in Aussicht gestellten finanziellen Unterstützungen ergänzen.

Dabei kann es sich um Folgendes handeln :

• Verkäufe (Eintrittskarten, Getränke, freie Preise, Merchandising)
• Mitgliedsbeiträge
• Bereits erhaltene oder noch zu beantragende Zuschüsse von Geldgebern (Stiftungen, Projektausschreibungen, Crowdfunding, öffentliche Geldgeber oder private Geldgeber wie Unternehmen usw.)

Die Grundlage für ein Budget ist, dass es ausgeglichen sein muss. Das bedeutet, dass der Gesamtbetrag der Ausgaben dem Gesamtbetrag der Einnahmen entspricht.

Stell dir vor, du hast zehn Nachbarn und Nachbarinnen. Du weißt, dass sie sehr beschäftigt sind und keine Zeit zum Kochen haben werden. Du möchtest daher einen Caterer beauftragen. Du schlägst vor, dass sich jeder mit 20 CHF pro Person beteiligt. Das gibt dir ein Budget von 200 CHF für deine Veranstaltung. Glücklicherweise sind deine Eltern damit einverstanden, dass du die Einladung zu Hause ausdruckst. Du nutzt deine Talente und zeichnest die Einladung selbst. Als Ort schlägst du den Park neben dem Gebäude vor. Du hast dich erkundigt und seine Nutzung ist kostenlos. Du weißt aber, dass du Besteck, Servietten, einen Müllbeutel und Blätter und Stifte für eine kleine Aktivität kaufen musst. Du schaust dich in einem Supermarkt um und planst 20 CHF dafür ein. So bleiben dir 180 CHF für das Catering übrig.

Ein Budget zu erstellen mag schwierig erscheinen, aber es ist etwas, das du täglich tust. Wenn du dir zum Beispiel etwas zu essen für dein Mittagessen kaufst und noch 20 CHF übrig hast. Du entscheidest, ob du lieber ein Sandwich für 15 CHF, ein Getränk für 1 CHF und ein Eis oder ein Sandwich für 10 CHF, einen Salat für 9 CHF und ein Getränk für 1 CHF kaufen möchtest.

Womit soll ich anfangen ?

Du hast alle Schlüssel in der Hand, um dein Projekt zum Erfolg zu führen. Du musst nur noch mit einer Sache beginnen. Ja, aber wann, womit und in welcher Reihenfolge ? Um diese Fragen zu beantworten, musst du dein Projekt planen ! Jeder und jede arbeitet anders, aber wenn du ein Projekt managst, wirst du schnell mit einer Tatsache konfrontiert : Du kannst nicht alles im letzten Moment ohne Reihenfolge erledigen.

Stell dir zum Beispiel vor, du hast geplant, den Gemeinschaftsraum deines Wohnhauses für dein Essen zu nutzen. Du legst ein Datum fest, verschickst deine Einladung und ein paar Tage später, als die Veranstaltung immer näher rückt, entschließt du dich, den Raum zu reservieren. Leider ist er schon besetzt ! Stell dir vor, du müsstest einkaufen gehen. Du planst, für den Nachtisch in eine spezielle Bäckerei zu gehen. Am Morgen bist du vor Ort, aber das Brot reicht nicht mehr aus. Du hättest anrufen müssen, um für eine so große Menge zu reservieren.

Um solchen Problemen vorzubeugen, gibt es eine Lösung und sie heißt Retroplanung. Es handelt sich dabei im Grunde um eine umgekehrte Planung : Du gehst vom Enddatum deines Projekts und den letzten noch zu erledigenden Aufgaben aus. Indem du die Zeit misst, die du für jede Aufgabe benötigst, kannst du deinen Zeitplan nach und nach rückwärts aufbauen, von den letzten bis zu den ersten Aufgaben.

Du musst z. B. die Einladungen verschicken, nachdem du den Raum gebucht hast. Dann musst du die Zeit messen, die du für die Erledigung der Aufgabe benötigst. Wenn du Brot reservieren musst, erkundige dich beim Bäcker oder der Bäckerin, ob du das am Tag vorher oder zwei Wochen vorher erledigen kannst.

Am Ende deiner Rückwärtsplanung wirst du die ersten Aufgaben, die du für dein Projekt erledigen musst, und das Datum, bis zu dem sie erledigt sein müssen, identifizieren. Du wirst also wissen, wann und wie du beginnen musst.